Бюро цифровых услуг официальный партнёр Битрикс24

Онлайн-офис. Каким компаниям и в какой ситуации пригодятся его возможности?

Во-первых, это компания с большим числом сотрудников. От 50 и выше. Поддерживать коммуникацию с каждым из своих коллег сложно, а иногда и невозможно. Вы не находитесь в одном кабинете, и некоторых сотрудников никогда даже не видите. Часто общение такого сотрудника внутри компании заканчивается на собственном отделе и его руководителе.

Онлайн-офис Битрикс24Сегодня поговорим о таком блоке Битрикс24, как онлайн-офис. Это набор инструментов, который позволяет выстроить коммуникацию и взаимодействие внутри команды. Для каких компаний особенно актуален этот инструмент?

Второй список компаний — это те, кто разнесен по разным городам. Географически вы находитесь в разных странах или городах. В каждом из них есть команда, но коммуникации между офисами затруднены, единых инструментов не хватает.

В этом же списке компании, у которых есть некоторое количество дистанционных сотрудников. В кабинетах, офисе компании эти сотрудники уже не появляются.

У компаний могут быть сотрудники, которые часто ездят в командировки. И в этом случае тоже человек вынужден решать рабочие вопросы, не находясь в едином офисном офлайн-пространстве.

После 2019 года время запрос на организацию онлайн-офиса появился практически у каждой компании из-за карантина, когда очень большому числу компаний пришлось вдруг стать дистанционными. Многие сотрудники переехали домой, и все процессы компании стали проходить в удаленном формате.

Гарантии, что карантин не появится у нас через месяц, полгода или в какое-то другое время, нет. Поэтому каждая компания, по сути, должна выстроить онлайн-коммуникацию и онлайн-офис для того, чтобы иметь возможность спокойно пройти этот момент и продолжить работу.

С какими сложностями сталкиваются подобные компании?

Первое – это коммуникация

Когда мы видим друг друга на кухне или в одном месте, пьем чай, обмениваемся новостями, это здорово. Поддерживается общая атмосфера, и мы знаем, как живет компания.

Здесь же вся офлайн-коммуникация уходит, и мы вынуждены искусственно строить онлайн-связи для того, чтобы меняться мнениями, формальной или неформальной информацией, для того, чтобы работать по проектам, обсуждать рабочие вопросы.

Активные сотрудники интуитивно создают чаты в социальных сетях, в мессенджерах, и там стараются общаться. Но такие чаты, во-первых, множатся. Их не один, и они в разных мессенджерах присутствуют. Найти что-то в них часто достаточно проблематично. Ты не помнишь, в каком чате ты это писал и кому. Не всегда есть поиск, удобный для того, чтобы найти фразу, которую ты обронил день, три или пятнадцать дней назад. Подобный чат не являются корпоративным инструментом. Сослаться на на него достаточно сложно.

Другие сотрудники не столь социально активны, такие инструменты для себя не выстраивают. Если раньше они были в офисе и видели всех, то теперь работают из дома или сидят в своём кабинете и видят только несколько человек. Общая картинка у них не складывается. В подобных чатах они не участвуют.

Поэтому необходим общий инструмент, который позволит наладить общение внутри компании. Это чаты, видеозвонки, онлайн-коммуникации, которые компенсируют отсутствие оффлайн общения.

Второе – это единое информационное пространство

По сути это онлайн виртуальный офис. Если раньше компании украшали офис, делали его красивым, презентабельным, создавали атмосферу внутри компании, то теперь то же самое нужно сделать в онлайн формате.

Компания в своем офлайн офисе устраивала удобные переговорки для обсуждения рабочих вопросов или большую кухню. Всё для того, чтобы сотрудники могли поменяться эмоциями, мнениями, своим состоянием. Создавались большие общие зоны отдыха, в которых тоже происходила коммуникация. Теперь всё это нужно воссоздать в онлайн формате.

Есть ли место неформальному общению в этой рабочей коммуникации? Конечно, оно должно там быть.

Третье – это работа с документами

Переход от бумажных документов в электронные версии всегда позитивен.

Такие документы проще складировать, легче создавать электронный архив. Искать по нему тоже существенно проще и быстрее. Сотрудник выигрывает и во времени, и в трудозатратах.

Есть три типа документов или три раздела, в которых он хранит и работает с документами.

Есть общие документы компании, такие как, например, шаблоны писем, официальные бланки или документы, которыми он регулярно пользуется. Их использует вся компания.

Есть документы по определенному проекту. Это может быть техническое задание, фотографии, устав проекта. Много разных документов, которые нужно хранить как раз для той рабочей группы, которая имеет доступ к проекту и будет работать с ними сейчас или позже.

И третий момент — это личные документы для того, чтобы всегда иметь облачную резервную копию. Такие документы никогда не потеряются. Даже если что-то случается с вашим ноутбуком или компьютером, телефоном, то всегда можно получить доступ к своим документам в облаке.

Четвертый момент — это процессы

В каждой компании есть регулярные процессы. Самый простой из них — согласование договора. Он должен пройти несколько этапов, прежде чем его можно будет подписать. Или отправка счета на оплату. Кто-то должен завизировать его, потом оплатить, а затем вернуть закрывающие документы. Или более сложные процессы, например, прием сотрудника на работу.

Нужно сделать множество действий для того, чтобы у сотрудника, выходящего сегодня в офис, виртуальный или физический, были учетные записи, необходимое программное обеспечение, техника, с которой ему нужно работать. Потом проинструктировать его, посмотреть, что происходит на испытательном сроке, сделать какую-то оценку испытательного срока и либо пойти с сотрудником дальше, либо расстаться момент.

Это процессы желательно жёстко зафиксировать. Во-первых, они должны быть описаны и, во-вторых, автоматизированы.

Это необходимые условия для того, чтобы время компании не пропадало в процессной черной дыре. Да, необходимо автоматизировать эти процессы, и в первую очередь описать их достаточно четко. Процессы — это не только время, которое затрачивают сотрудники на создание документа или ношение документа из кабинета в кабинет, но и скорость. Самый, наверное, простой пример скорости — это выставление счета.

Сколько времени уходит у вашего клиента, который согласился на выставление счета, до того момента, когда этот счет можно ему уже отправить? Может ли менеджер выставить счет в несколько кликов за 5 минут и отправить его на почту клиенту? Или даже в SMS? Или для этого ему нужно создать заявку в бухгалтерию, которая в свободное время создаст счёт, отдаст его менеджеру, тот его отсканирует и только потом отправит клиенту. Достаточно простой пример, но таких примеров в компании очень много.

И пятый момент по счёту, а не по значимости, это база знаний или накопленный опыт компании

Посмотрим это на примере. Допустим, вы — строительная компания и создаете проекты домов. Вы на рынке уже 10 лет, у вас отличный опыт, и вы знаете огромное количество нюансов.

С самого дня основания компании у вас работают два проектировщика, крутые профессионалы своего дела. Они знают, каким образом составить разрешительную документацию, какие материалы лучше использовать. Они в курсе многих подводных камней и нюансов. За 10 лет работы на разных проектах вашей компании они усвоили и хорошо знают всё это.

И вот в один момент эти два человека уходят из компании. Неважно по каким причинам. На рынке они высоко востребованы, ведь за их плечами 10 лет отличной проектной работы со знанием специфики.

В то же время ваша компания, если вы не собирали знания о том, как нужно составлять проект, и какие есть подводные камни, остается фактически без опыта. То есть весь опыт и вся ценность этой десятилетней работы является ценностью сотрудника, а не компании.

Такого, конечно же, быть не должно. Для этого и необходимо формирование базы знаний, накопление такого опыта. Когда к вам приходит новый человек на место ушедшего проектировщика, он быстро погружается в специфику. Он понимает, что можно делать, как это сделать лучше, а что делать лучше не стоит. Новый сотрудник продолжает работу от имени вашей компании. Вся ценность работы 10-летней компании остается вместе с вами.

Люди осваивают технологии быстрее, чем компании. Мы ставим приложение на телефон и сразу начинаем работать в нём.

Компании для этого нужно пройти длинный путь. Им нужно посмотреть, что есть на рынке, какое решение лучше подходит, соотнести цену и качество, принять такое решение, сделать выбор подрядчика, внедрить — длинная цепочка.

В Битрикс24 есть все инструменты для работы онлайн офиса.

Хорошая новость состоит в том, что мы готовы к такой работе. Мы научились общаться, и коммуникации для нас не проблема. Мы общаемся в чатах, в видеозвонках и закрыли вопрос коммуникации. Мы хорошо это делаем. Из соцсетей мы узнаем, как жизнь у наших родных, близких, в нашей отрасли или даже у наших коллег. Мы понимаем, какая атмосфера не только в нашей корпоративной среде, но и в отрасли или среди наших друзей.

Почти у каждого из нас есть облачное хранилище. Мы храним там фотографии с телефона, и когда переезжаем с одного смартфона на другой, с нами вместе переезжают и фотографии.

Часто мы храним там и документы. Этим мы тоже научились пользоваться. Мы отправляем запросы в Интернете, заполняем форму и получаем ответ в электронном формате. Не носим никуда документы с подписями, просто привычно оформляем их на сайте госуслуг или в интернет-магазине, когда мы заказываем товар. Мы получаем ответ или помощь на другом сайте.

Мы каждый день работаем с базой знаний. Если у нас есть какой-то вопрос, то мы идем в Википедию или в поисковик и получаем ответы в базе знаний на тот вопрос, который у нас уже есть. Сегодня мы используем искусственный интеллект для решения многих задач.

И эти навыки, которые мы знаем и применяем каждый день, необходимо перенести в бизнес. Bitrix24 это как раз тот сервис, в котором аккумулированы все эти инструменты. Вы можете взаимодействовать с коллегами с помощью чатов или видеозвонков, наладить присутствие в онлайн-офисе, где есть своя атмосфера и передаются эмоции, знания и накопленный опыт в базе знаний вашей компании. Вы можете работать с документами или с бизнес-процессами, автоматизировав их и сильно упростив свою работу. Это онлайн-офис и онлайн-инструмент, который доступен из любой точки. Из офиса, из вашего дома, из дачного домика или из аэропорта.




Возврат к списку

Вам нужна
консультация?
Если у вас остались вопросы, заполните форму и наши специалисты в ближайшее время свяжутся с вами
Задать вопрос