Онлайн-офис. Каким компаниям и в какой ситуации пригодятся его возможности?

Во-первых, это компания с большим числом сотрудников. От 50 и выше. Поддерживать коммуникацию с каждым из своих коллег сложно, а иногда и невозможно. Вы не находитесь в одном кабинете, и некоторых сотрудников никогда даже не видите. Часто общение такого сотрудника внутри компании заканчивается на собственном отделе и его руководителе.

Сегодня поговорим о таком блоке Битрикс24, как онлайн-офис. Это набор инструментов, который позволяет выстроить коммуникацию и взаимодействие внутри команды. Для каких компаний особенно актуален этот инструмент?

Второй список компаний — это те, кто разнесен по разным городам. Географически вы находитесь в разных странах или городах. В каждом из них есть команда, но коммуникации между офисами затруднены, единых инструментов не хватает.

В этом же списке компании, у которых есть некоторое количество дистанционных сотрудников. В кабинетах, офисе компании эти сотрудники уже не появляются.

У компаний могут быть сотрудники, которые часто ездят в командировки. И в этом случае тоже человек вынужден решать рабочие вопросы, не находясь в едином офисном офлайн-пространстве.

После 2019 года время запрос на организацию онлайн-офиса появился практически у каждой компании из-за карантина, когда очень большому числу компаний пришлось вдруг стать дистанционными. Многие сотрудники переехали домой, и все процессы компании стали проходить в удаленном формате.

Гарантии, что карантин не появится у нас через месяц, полгода или в какое-то другое время, нет. Поэтому каждая компания, по сути, должна выстроить онлайн-коммуникацию и онлайн-офис для того, чтобы иметь возможность спокойно пройти этот момент и продолжить работу.

С какими сложностями сталкиваются подобные компании?

Первое – это коммуникация

Когда мы видим друг друга на кухне или в одном месте, пьем чай, обмениваемся новостями, это здорово. Поддерживается общая атмосфера, и мы знаем, как живет компания.

Здесь же вся офлайн-коммуникация уходит, и мы вынуждены искусственно строить онлайн-связи для того, чтобы меняться мнениями, формальной или неформальной информацией, для того, чтобы работать по проектам, обсуждать рабочие вопросы.

Активные сотрудники интуитивно создают чаты в социальных сетях, в мессенджерах, и там стараются общаться. Но такие чаты, во-первых, множатся. Их не один, и они в разных мессенджерах присутствуют. Найти что-то в них часто достаточно проблематично. Ты не помнишь, в каком чате ты это писал и кому. Не всегда есть поиск, удобный для того, чтобы найти фразу, которую ты обронил день, три или пятнадцать дней назад. Подобный чат не являются корпоративным инструментом. Сослаться на на него достаточно сложно.

Другие сотрудники не столь социально активны, такие инструменты для себя не выстраивают. Если раньше они были в офисе и видели всех, то теперь работают из дома или сидят в своём кабинете и видят только несколько человек. Общая картинка у них не складывается. В подобных чатах они не участвуют.

Поэтому необходим общий инструмент, который позволит наладить общение внутри компании. Это чаты, видеозвонки, онлайн-коммуникации, которые компенсируют отсутствие оффлайн общения.

Второе – это единое информационное пространство

По сути это онлайн виртуальный офис. Если раньше компании украшали офис, делали его красивым, презентабельным, создавали атмосферу внутри компании, то теперь то же самое нужно сделать в онлайн формате.

Компания в своем офлайн офисе устраивала удобные переговорки для обсуждения рабочих вопросов или большую кухню. Всё для того, чтобы сотрудники могли поменяться эмоциями, мнениями, своим состоянием. Создавались большие общие зоны отдыха, в которых тоже происходила коммуникация. Теперь всё это нужно воссоздать в онлайн формате.

Есть ли место неформальному общению в этой рабочей коммуникации? Конечно, оно должно там быть.

Третье – это работа с документами

Переход от бумажных документов в электронные версии всегда позитивен.

Такие документы проще складировать, легче создавать электронный архив. Искать по нему тоже существенно проще и быстрее. Сотрудник выигрывает и во времени, и в трудозатратах.

Есть три типа документов или три раздела, в которых он хранит и работает с документами.

Есть общие документы компании, такие как, например, шаблоны писем, официальные бланки или документы, которыми он регулярно пользуется. Их использует вся компания.

Есть документы по определенному проекту. Это может быть техническое задание, фотографии, устав проекта. Много разных документов, которые нужно хранить как раз для той рабочей группы, которая имеет доступ к проекту и будет работать с ними сейчас или позже.

И третий момент — это личные документы для того, чтобы всегда иметь облачную резервную копию. Такие документы никогда не потеряются. Даже если что-то случается с вашим ноутбуком или компьютером, телефоном, то всегда можно получить доступ к своим документам в облаке.

Четвертый момент — это процессы

В каждой компании есть регулярные процессы. Самый простой из них — согласование договора. Он должен пройти несколько этапов, прежде чем его можно будет подписать. Или отправка счета на оплату. Кто-то должен завизировать его, потом оплатить, а затем вернуть закрывающие документы. Или более сложные процессы, например, прием сотрудника на работу.

Нужно сделать множество действий для того, чтобы у сотрудника, выходящего сегодня в офис, виртуальный или физический, были учетные записи, необходимое программное обеспечение, техника, с которой ему нужно работать. Потом проинструктировать его, посмотреть, что происходит на испытательном сроке, сделать какую-то оценку испытательного срока и либо пойти с сотрудником дальше, либо расстаться момент.

Это процессы желательно жёстко зафиксировать. Во-первых, они должны быть описаны и, во-вторых, автоматизированы.

Это необходимые условия для того, чтобы время компании не пропадало в процессной черной дыре. Да, необходимо автоматизировать эти процессы, и в первую очередь описать их достаточно четко. Процессы — это не только время, которое затрачивают сотрудники на создание документа или ношение документа из кабинета в кабинет, но и скорость. Самый, наверное, простой пример скорости — это выставление счета.

Сколько времени уходит у вашего клиента, который согласился на выставление счета, до того момента, когда этот счет можно ему уже отправить? Может ли менеджер выставить счет в несколько кликов за 5 минут и отправить его на почту клиенту? Или даже в SMS? Или для этого ему нужно создать заявку в бухгалтерию, которая в свободное время создаст счёт, отдаст его менеджеру, тот его отсканирует и только потом отправит клиенту. Достаточно простой пример, но таких примеров в компании очень много.

И пятый момент по счёту, а не по значимости, это база знаний или накопленный опыт компании

Посмотрим это на примере. Допустим, вы — строительная компания и создаете проекты домов. Вы на рынке уже 10 лет, у вас отличный опыт, и вы знаете огромное количество нюансов.

С самого дня основания компании у вас работают два проектировщика, крутые профессионалы своего дела. Они знают, каким образом составить разрешительную документацию, какие материалы лучше использовать. Они в курсе многих подводных камней и нюансов. За 10 лет работы на разных проектах вашей компании они усвоили и хорошо знают всё это.

И вот в один момент эти два человека уходят из компании. Неважно по каким причинам. На рынке они высоко востребованы, ведь за их плечами 10 лет отличной проектной работы со знанием специфики.

В то же время ваша компания, если вы не собирали знания о том, как нужно составлять проект, и какие есть подводные камни, остается фактически без опыта. То есть весь опыт и вся ценность этой десятилетней работы является ценностью сотрудника, а не компании.