Виртуальный офис: файловое хранилище и документы онлайн

Начнем с диска, где хранятся файлы, и потом двинемся к документам. Важно, когда вы работаете с виртуальным офисом, создать у себя какое-то хранилище данных. Тот архив, который находится в реальном в офисе, вы в онлайн не перенесете. В Битрикс24 есть свое внутреннее облачное хранилище, где вы можете настроить для себя удобную структуру диска.

Диск

Для меня было удивлением, когда я узнал, что есть компании, которые начали использовать Битрикс24 и не знали ничего про облачное хранилище. Для них оказалось шоком, что всю свою информацию можно хранить в облаке Битрикс24. Возможно, вы и сейчас храните файлы на своём компьютере, на других сервисах, а можете их спокойно перенести в облако и работать в Битрикс24 в одном интерфейсе.

Здесь можно делиться документами с другими коллегами. Например, просто скопировать внутреннюю ссылку и отправить конкретному сотруднику. Или настроить общий доступ, указать права сотрудникам определенного отдела или группы.

Кроме вашего диска, в Битрикс24 есть общий диск, который по умолчанию доступен для всей компании. Там можно хранить, как в базе знаний, файлы, которые нужны всем. Например, техническую документацию или образцы заявлений.

Учитывайте, что к общему диску по умолчанию имеют доступ все сотрудники. А к «Моему диску», к вашему личному пространству, вы можете подключать других сотрудников, что бывает полезно для совместной работы.

Чтобы постоянно не заходить на ваш диск, сотрудник, которому вы дали доступ к определенной папке, может её продублировать на свой диск. Как бы оставить у себя. Это тоже бывает удобно.

Смотрите карусель: на некоторых папках нарисован человечек. Это значит, что этими папками мы с кем-то поделились. Наши коллеги имеют к ним доступ.

Документы онлайн

Документы — это раздел в Bitrix24, где можно создавать любые документы, работать с ними. Даже работать одновременно со своими коллегами. Происходит такое сотрудничество внутри документа.

Здесь все предельно просто. Вы создаете документ, приглашаете к редактированию коллегу, даёте ему полный доступ или разрешаете редактировать документ. Теперь этот документ вы можете редактировать вместе одновременно!

По сути, вы общаетесь внутри документа. Вы можете подключить и других сотрудников. Все вместе могут что-то в документе писать. Будет видно, кто из них что пишет.

Битрикс24 является партнёром компании АО «Р7», которая занимается разработкой продукта «Р7-Офис». Текстовый редактор, редактор презентаций и редактор таблиц Р7 интегрированы в Битрикс24. При этом поддерживаются все популярные форматы.

«Документы Онлайн» — действительно очень хороший инструмент для работы с документами. Он выделен в левом меню, потому что имеет больше функций, чем вы себе представляете.

Такой же способ работы с документами поддерживается, если у вас файл находится, например, в календаре. Это когда вы добавили его в какое-то событие. Или в задачах.

Удобно видеть, кто работает над документом, что добавляется. Вот так вместе работать над ним. Все изменения сохраняются сразу, как во многих других облачных редакторах документов. Просто закрываете документ и всё, ваш документ уже готов. Тут же его можно переименовать.

Повторюсь, здесь можно работать не только с текстовыми документами, но и создавать таблицы и готовить презентации. Сюда же можно загрузить свои документы с компьютера, создать или скачать документ с Google Docs и редактировать их в этом интерфейсе.